Bestyrelsesseminar 17. marts 2016

Torsdag den 17. marts afholdes det årlige seminar for medarbejderrepræsentanter i bestyrelserne. Årets tema er "den uundværlige medarbejderrepræsentant - også i nedskæringstider..." Hør ufiltrerede tanker om den gode bestyrelse i offentligt regi, ved Lisbeth Knudsen, som er chefredaktør for Mandag Morgen Danmark og bestyrelsesformand for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole. Lisbeth Knudsen har haft flere bestyrelsesposter og er i dag blandt andet bestyrelsesformand for Det Kongelige Teater. Professor Kristian Kreiner, Institut for Organisation på CBS, og medarbejderrepræsentant i CBS' bestyrelse taler om den professionelle medarbejderrepræsentant. Se hele programmet og tilmeld dig og øvrige medarbejderrepræsentanter her senest den 25. februar.  

Regnskab 2015

Det er nu tid til, at bestyrelsen skal godkende skolens regnskab for 2015. Der er frist for indberetning af årsrapport og revisorbemærkninger til ministeriet den 12. april 2016.

Regnskabet er historik, mens budgettet er ledelsens bud på fremtiden. Det er væsentligt, at ledelsen indfanger virkeligheden så godt som muligt i det bestyrelsesgodkendte budget. For at få overblik over om det rent faktisk er tilfældet, anbefaler GL, at bestyrelsen får præsenteret regnskabet med det tilsvarende budget. Ved udbud af flere uddannelser bør resultatet for den enkelte uddannelsestype fremgå. På den måde får bestyrelsen et overblik over uforudsete hændelser samt indblik i, om ledelsen har budgetteret forsigtigt. Ved større variationer mellem budget og regnskab skal I som bestyrelse kende årsagen. Bestyrelsen kan bruge regnskabsfremlæggelsen til at tage en principiel drøftelse af budgetteringsprincipper, overskudsgrad og nøgletal. 

Du kan overveje at se på følgende tal:

1.   Over-/underskud: På en offentlig selvejende institution er et stort overskud ikke i sig selv et mål, da de offentlige resurser skal anvendes til at give de unge en uddannelse. Et overskud tages derfor i princippet fra elevernes/kursisternes undervisning. Hvis ledelsen har budgetteret forsigtigt, vil overskuddet i regnskabet typisk være højere end i budgettet. Du kan overveje at drøfte, hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at overskuddet er blevet større, samt om skolen i det hele taget bør have overskud.

2.   Omkostninger til den gymnasiale undervisnings gennemførsel: En meget højere lønomkostning kan betyde barsler, langtidssygdom som stress og lignende, hvilket er informationer, bestyrelsen skal kende. Modsat har en ledelse, der budgetterer forsigtigt, typisk indlagt en buffer i lønnen til undervisning, hvilket også skal være synligt for bestyrelsen. Hvis skolen har en lav anvendelsesgrad af det gymnasiale taxameter, forstået som omkostningerne til gymnasial undervisning delt med indtægterne til gymnasial undervisning, kan en drøftelse af hvad skolen bruger sine resurser til, være hensigtsmæssig.

3.   Taxameteret og antallet af årselever/kursister: Her kan variation skyldes anderledes frafald eller søgemønster end forventet. I enkelte tilfælde kan der være tale om forskel i tilgangen af klasser. Hvis der bliver budgetteret med for få klasser, bør du overveje at drøfte, hvordan det kan undgås fremadrettet. Især på skoler hvor det vil give anledning til afskedigelser, der kunne være undgået med de rigtige prognoseredskaber eller ved at afvente ansøgertallene inden endelig stillingtagen til 2. halvdel af budgetåret.  

4.   Investeringer og vedligeholdelse: Når regnskabsåret er ved at være omme, og hvis det viser sig, at økonomien har været bedre end forudsagt, er der mange skoler, der vælger at bruge en del af omsætningen på at købe inventar, vedligeholde bygningerne og lignende. Det kan være en fornuftig disponering, da det typisk betyder, at det ikke skal gøres de kommende år og giver luft i økonomien. Modsat vil en investering belaste økonomien i den periode, den afskrives over. Du bør efterspørge, hvordan ledelsen har disponeret, og om det giver luft i økonomien de kommende år eller modsat. Du kan evt. overveje at få drøftet jeres planer for bygningsvedligeholdelsen – både i forhold til hvor lidt vedligeholdelse er tilstrækkeligt samt ift. om skolen kan trække på likviditeten/nedskrive egenkapitalen i forbindelse med større vedligeholdelsesarbejder fremadrettet.

5.   Skolens likviditet/omsætningsaktiver: Skolens likviditet/omsætningsaktiver er et udtryk for penge, skolen hurtigt kan komme til. Som det er tilfældet med budgetkontoen, skal man have overblik over ændringer over året for at få det fulde billede. Skolen skal have penge til at betale regninger, når de forfalder samt til eventuelle investeringer/afdrag. Pengene fra en investering 'kommer løbende tilbage, ved at investeringen afskrives'. Hvis skolen får underskud, tages det fra likviditeten, og egenkapitalen nedskrives. Likviditeten kan øges ved at optage lån, hvis skolen har en stor nok egenkapital/friværdi i bygningerne. Er du på en tidligere amtslig institution, er det vurderingen af bygningerne, I skal se på og ikke den regnskabsmæssige vurdering. Hvis skolen har en høj likviditet, kan du overveje at få en drøftelse af, hvordan en del af pengene er tænkt anvendt. Hvis likviditeten er lav, skal bestyrelsen tale om, hvorvidt det kræver en særlig indsats. Generelt bør ledelsen både ved regnskabsaflæggelse og ved budgetgodkendelse give deres vurdering af skolens økonomiske situation.    

Inden bestyrelsesmødet, hvor regnskabet skal drøftes, kan det være en god ide at tale med andre tillidsvalgte om regnskabet, fx TR (hvis du ikke selv er TR), PR-formand, arbejdsmiljørepræsentant eller andre lærere, som har information, som er vigtig, du viderebringer til bestyrelsen. Generelt er det hensigtsmæssigt, at I koordinerer jeres udmeldinger i de forskellige fora, hvor I repræsenterer medarbejderne.

Hvis du har spørgsmål eller har brug for sparring i forbindelse med regnskabet eller bestyrelsesarbejdet generelt, er du velkommen til at ringe eller skrive til Anette Rachlitz i GL's sekretariat.