Skolerne er nu ved at lægge sidste hånd på regnskaberne for 2016. Et regnskab er som en historiebog, hvor man kan se, hvilke indtægter og omkostninger skolen har afholdt sidste år. Selv om der ikke er mulighed for at få indflydelse på et færdigt regnskab, er det alligevel relevant som TR og/eller bestyrelsesmedlem at gå regnskabet grundigt igennem, da regnskabet kan vise, hvor realistisk en budgetlægning der har været. Regnskabet kan give anledning til at stille relevante spørgsmål, hvis der ikke kun er små afvigelser mellem budget og regnskab.

Ret til indsigt

Det er i SU/MIO, man orienteres om og drøfter budget og regnskab. Skolen kan beslutte at nedsætte et underudvalg, hvilket kan være en god ide i den nuværende økonomiske situation. I forhold til regnskabet fremgår det af samarbejdsaftalen:

• At ledelsen har orienteringspligt om skolens budget og regnskab
• Materialet skal som udgangspunkt være skriftligt, så repræsentanterne i SU kan forberede sig. Foreligger materialet ikke skriftligt, kan drøftelserne udsættes.

Se de detaljerede regler og

Notat om SU-aftalens bestemmelser om ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget

Stil krav til præsentation af regnskabet

Der findes centralt fastsatte krav til skolens årsregnskab/årsrapport. Kravene er både ift. opsætning og detaljeret kontering (formålsbestemmelser indsættes eventuelt). Årsrapporten skal indsendes til Undervisningsministeriet og offentliggøres på regnskabsprotalen (www.regnskabsportalen.uvm.dk). Udover de centrale krav bør I stille krav til præsentationen af regnskabet.

GL anbefaler, at I efterspørger følgende:

• Regnskabet bør opstilles sammen med samme års budget
• Forskellen på budget og regnskab i kr. og pct. bør fremgå
• Det bør være muligt at se uddannelsestyper/afdelinger i regnskabet.

Er du på en institution med flere uddannelser/afdelinger, er der ikke krav om, at den enkelte uddannelses/afdelings resultat skal kunne ses i den officielle årsrapport. Der findes dog eksempler på skoler, der har valgt at lade det fremgå under ledelsesberetningens afsnit om det økonomiske resultat. Hvis skolen ikke ønsker det, bør det være muligt stadig at få resultatet præsenteret på SU.

Stil spørgsmål til regnskabet

Din opgave i forbindelse med orientering om regnskabet er at stille spørgsmål til det opnåede resultat. GL anbefaler, at du overvejer følgende spørgsmål:

• Hvad skyldes større afvigelser fra budgettet - herunder:
• Hvad skyldes et større eller mindre overskud?
• Hvad skyldes større eller mindre indtægter?
• Hvad skyldes afvigelser i løn til (den gymnasiale) undervisnings gennemførsel?
• Er der anvendt mere eller mindre til formålene: undervisningens gennemførsel, fællesomkostninger (administration og ledelse mv.) og bygninger? Og hvad skyldes dette?
• Hvorfor har skolen evt. anvendt flere/færre penge til bygningsvedligeholdelse/ -investeringer end budgetteret?
• Spørg til ledelsens vurdering af skolens generelle økonomiske situation – hvis de er bekymrede eller "ønsker at konsolidere skolen", så spørg ind til hvilke nøgletal de konkret er bekymrede for og hvorfor. Spørg desuden ind til, hvordan tallene skal se ud for, at ledelsen vurderer økonomien som god.
• Giver det endelige regnskab anledning til ændringer i indeværende års budget?
• Det er vigtigt, at spørgsmål og svar ift. budget og regnskab føres til referat.

Andre gode råd
Få udarbejdet referat fra regnskabsbehandlingen i SU - og bed ledelsen orientere bestyrelsen om jeres bemærkninger (evt. ved generelt at lade bestyrelsen få SU-referater)

• Hvis samarbejdet i SU omkring økonomi er vanskeligt, kan I begynde med en dialog med de øvrige medlemmer på B-siden. Hvad er formålet med punktet? Og herefter tage drøftelsen med ledelsen. Hvad ønsker de/I at få ud af økonomipunkterne og hvorfor?
• Brug evt. GL's regneark fra netværksmøderne til at se på regnskabshistorien - tjek for udsving i omkostninger til undervisning, ledelse/administration og bygninger, tjek den gymnasiale anvendelsesgrad og udviklingen i gymnasiale undervisningsindtægter pr. elev og gymnasiale undervisningsomkostninger pr. elev.

Fællesskab styrker - organisér

Det er vigtigt, at alle inddrages og tager et medansvar, særligt i nedskæringstider. Overvej følgende:

• Koordinér med andre tillidsvalgte - herunder medarbejderrepræsentanten i bestyrelsen, der også sidder med skolens økonomi - nedsæt evt. en erfaringsgruppe
• Koordinér med de øvrige medlemmer i SU - se evt. på det samlede undervisningsoverskud
• Overvej at nedsætte et udvalg, der skal se på konsekvenserne af nedskæringerne
• Hold møder med lærerkollegiet - informer og drøft problemer og løsninger

Kontakt sekretariatet

Hvis du har behov for sparring og hjælp til at gennemskue økonomien og stille relevante spørgsmål til regnskabet, er du velkommen til at kontakte Anette Rachlitz, ar@gl.org.