Tjenesterejser

 
 

​​​​​​​​​​​​​Undervisningsministeriet har udarbejdet en vejle​dning til alle institutioner om​ kørselsgodtg​ørelse. Kompetencen er således uddelegeret til de enkelte institutioner med Undervisningsministeriet som tilsynsmyndighed.

Alle institutioner på GL's område er omfattet af Finansministeriets og centralorganisationernes aftale af 30. juni 2000 vedrørende tjenesterejser (herefter Tjenesterejsea​ftalen).

Satserne reguleres årligt.

Satser 2019

Pr. 1. januar 2019 er satserne for kørselsgodtgørelse:

Biler og motorcykler:
Almindelig godkendt kørsel: 1,98​kr. pr. km. (I 2018 var den 1,94 kr.)
Kørsel i henhold til bemyndigelse:
Indtil 20.000 km. i et kalenderår: 3,56 kr. pr. km. (I 2018 var den 3,54 kr.)
Ud over 20.000 km. i et kalenderår: 1,98 kr. pr. km. (I 2018 var den 1,94 kr.)

Kørsel i udlandet: 1,98 kr. pr. km. (I 2018 var den 1,94 kr.)

Knallerter og cykler: Der godtgøres 53 øre pr. km. (I 2018 var den også 53 øre)

Disse satser samt størrelsen på time- og dagpenge og procentgodtgørelse mv. kan findes i det gældende cirkulære om satsregulering. Satserne for 2019 fremgår af tjeneste​rejser 2019​.pdf

Tjenesterejseaftalen fastlægger reglerne for, i hvilket omfang skolerne kan godtgøre udgifter i forbindelse med tjenesterejser. Tjenesterejseaftalens formål er at godtgøre de merudgifter, en ansat påføres i forbindelse med tjenesterejser jfr. aftalens § 1. Det vil sige, at der kan ikke kan ydes dækning for eventuelle ulemper eller lignende.

Det fremgår af Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrativ V​ejledning (PAV)​, at når det i aftalen er formuleret således, at der skal gives godkendelse, udøves et skøn eller lignende, er kompetencen hos det pågældende ministerium eller hos den institution, som ministeriet eventuelt har uddelegeret afgørelseskompetencen til.

Når der i aftalen står tjenestestedet, menes den instans, der rent faktisk har kompetencen, det vil sige den enkelte institution/skole.​

Satserne for 2018 fremgår af cirkulære om satsregulering pr. 1. januar 2018 for tjenesterejs​er.


Hvornår foreligger der en tjenesterejse

En tjenesterejse defineres i aftalens § 3 således:
"For at der kan tales om en tjenesterejse forudsættes,

  • at rejsen er et nødvendigt led i tjenesten, og
  • at den af tjenestestedet godkendes som en tjenesterejse."

Skal man udføre arbejde et andet sted end ens faste arbejdsplads, foreligger der en tjenesterejse.

Man er således blandt andet på tjenesterejse ved:

  • mundtlig censur
  • ekskursioner
  • studierejser
  • Teoretisk pædagogikum​

Det er tjenestestedet, der tilrettelægger tjenesterejsen.

Udgifter til kørsel

Som udgangspunkt forskriver Tjenesterejseaftalen, at der skal anvendes offentlig transportmiddel ud fra den forudsætning, at dette vil være det billigste. Dog kan skolen bestemme, at den ansatte benytter privat transportmiddel, hvis det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet. Det er med andre ord skolens vurdering. I denne vurdering skal indgå effektivitet, det vil sige, hvor meget ekstra transporttid vil offentlig transportmiddel bevirke, vil det betyde ekstra udgifter til måltider og overnatning, vil den ansatte blive påført urimelige ulemper, for eksempel hvorvidt der skal medbringes meget udstyr, tjenesterejsen vil starte meget sent eller tidligt.

For så vidt angår godtgørelse for kørsel i privat bil på tjenesterejse, skal der ved beregningen tages hensyn til hvilke udgifter, den ansatte ville have haft uanset tjenesterejsen. Der skal således kun godtgøres de udgifter, som den ansatte har haft ud over den sædvanlige transport mellem hjem og sædvanligt arbejdssted. Hvis en lærer normalt kører i bil mellem bopælen og sit faste tjenestested, (det vil sige skolen), skal der ydes godtgørelse for den merkørsel, læreren er blevet pålagt i forbindelse med tjenesterejsen.

Eks. 1
Bopæl ----- censur ---- egen skole

I dette eksempel, hvor læreren skal være censor på en skole, der ligger på vejen mellem bopæl og lærerens egen skole, kan der ikke ydes kørselsgodtgørelse efter Tjenesterejseaftalen.

Eks. 2
Bopæl --- 10 km --- egen skole

Bopæl --- 15 km --- censur

I dette eksempel kører læreren normalt 20 km (10+10) i forbindelse med transport til og fra egen skole. Skal han være censor på en skole, der ligger 15 km fra hans egen bopæl, og kører han den pågældende dag en rute der hedder bopæl-censur-bopæl, vil læreren få godtgjort (15+15) - (10+10) = 10 km.

Eks. 3
Bopæl --- 10 km --- egen skole --- 20 km --- censur

Bopæl --- 15 km --- censur

I dette eksempel kører læreren den pågældende dag en rute, der hedder bopæl - egen skole - censur - bopæl.
Han vil da få godtgjort (10 + 20 + 15) - (10 + 10) = 25 km.

Hvis læreren normalt ikke kører i privat bil til skolen, kan han få godtgørelse for det faktisk kørte antal kilometer mellem bopælen, og hvor han skal være censor (det midlertidige tjenestested).

Ved kørsel i privat bil, skal skolen udbetale kilometergodtgørelse efter lav takst til 1,98 kr. pr. km. eller høj takst til 3,56 kr. pr. km.

Som udgangspunkt skal der udbetales lav takst, medmindre der foreligger en skriftlig kørselsbemyndigelse.

Den høje sats er beregnet til ansatte, der forudsættes at stille bil til rådighed i deres arbejde eller som kun vanskeligt kan bestride arbejdet, hvis ikke de kørte i privat bil.

Skolen kan udfærdige en kørselsbemyndigelse, hvis stillingen indebærer kørsel i større omfang eller af speciel art.

Udgifter til forplejning

Når der godtgøres for udgifter til forplejning, skal der ikke fradrages for sparet hjemmeforbrug.

For tjenesterejser, der varer mindre end 24 timer, godtgøres rimelige udgifter til måltider mod dokumentation.

For tjenesterejser i Danmark og på Færøerne, hvor der skal ske overnatning og som varer minimum 24 timer, udbetales der time- og dagpenge på 18,17 kr. pr. time/436 kr. pr. døgn. Hvis man får gratis måltider i tilknytning til en sådan tjenesterejse, reduceres time- og dagpenge beløbet med 15 % for morgenmad, 30 % for frokost og 30 % for middag.

Hvis den ansatte anmoder om det, kan skolen i stedet tillade, at rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider refunderes mod dokumentation samt, at Der ydes procentgodtgørelse på 130,80 kr./døgn til dækning af småfornødenheder transport på bestemmelsesstedet og lignende​. Ydelse af gratismåltider påvirker ikke retten til procentgodtgørelse.

Man kan ikke få time- og dagpenge og procentgodtgørelse på samme tid.

Ved rejser til udlandet og Grønland, der er forbundet med overnatning og som varer minimum 24 timer, refunderes rimelige udgifter til måltider mod dokumentation samt procentgodtgørelse til dækning af små fornødenheder, transport på bestemmelsesstedet og lignende. Hvis den ansatte anmoder om det, kan skolen i stedet udbetale time- og dagpenge. Her er satsen for alle europæiske lande 509 kr. pr. døgn (på nær Bulgarien 379 kr., og Slovakiet 361 kr.). ​​Såfremt der udbetales time-/dagpenge, reduceres disse med samme procentsatser som ved indenlandske tjenesterejser, såfremt den ansatte ydes gratis måltider. Satser for andre dele af verden fremgår af tjenesterejser 2019​.pdf

Kurser

Kurser mv. (for eksempel seminarer) uden for skolen, betragtes som en tjenesterejse, hvis skolen konkret vurderer, at kurset er et nødvendigt led i arbejdet.
Hvis skolen giver tilladelse til, at den ansatte deltager i et kursus, der ikke er et nødvendigt led i arbejdet (og dermed ikke en tjenesterejse), kan skolen beslutte, at den ansatte alligevel skal have godtgjort udgifter til måltider og/eller transport.


Lokal tilpasning

Tjenesterejseaftalen dækker hele det statslige område. Af den grund indeholder Tjenesterejseaftalen et vist råderum for de enkelte institutioner til at tilpasse tjenesterejsen den konkrete institution. Aftalen åbner således flere steder op for muligheden for lokal tilpasning i forbindelse med tilrettelæggelse af tjenesterejser.

Det fremgår af PAV, at følgende eksempelvis kan besluttes af tjenestestedet/skolen, og at der ikke fra moderniseringsstyrelsens side vil blive givet vejledende retningslinjer:

  • vurdering af om der er tale om tjenesterejse,
  • tilrettelæggelse af tjenesterejsen,
  • beregning af tjenesterejsens længde og varighed,
  • refusion af andre tjenstlige udgifter end de i aftalen nævnte,
  • valg af transportmiddel og rejseklasse,
  • brug af rabatordninger,
  • valg mellem privat eller offentligt transportmiddel,
  • udfærdigelse af skriftlig bemyndigelse,
  • refusion af rimelige merudgifter til måltider og dokumentation,
  • anvisning af passende indkvartering,
  • valg mellem overnatning eller daglige tjenesterejser.

Når skolen skal fastlægge retningslinjer for den lokale anvendelse af ovenstående, bør disse behandles i skolens samarbejdsudvalg.

Tjenesterejseaftalen giver adgang til, at der lokalt kan indgås aftale om:

  • ydelse af højere dagpenge for en række lande,
  • regler i forbindelse med udstationering for afgrænsede grupper af ansatte,
  • at der under tjenesterejser i Danmark og på Færøerne for afgrænsede grupper under lønramme 37 at få refunderet rimelige merudgifter mod dokumentation, hvor der gør sig særlige forhold gældende.

Udover disse tilfælde, kan Tjenesterejseaftalens bestemmelser kun fraviges ved lokal aftale efter bemyndigelse fra Moderniseringsstyrelsen.

Det fremgår af PAV og praksis, at der skal være tale om ganske særlige forhold, før Moderniseringsstyrelsen vil give bemyndigelse til at indgå lokal aftale.

Skattepligt

Hvorvidt godtgørelser i henhold til tjenesterejseaftalen er skattefrie eller skattepligtige, afhænger af skattereglerne. Det er arbejdsgiverens forpligtigelse at sørge for, at skattereglerne overholdes. Det vil sige, at det er skolen, der skal være opmærksom på, at der ikke udbetales godtgørelser, der ikke har hjemmel i tjenesterejseaftalen, idet sådanne uhjemlede godtgørelser typisk vil være skattepligtige, ligesom godtgørelser, der udbetales i henhold til fejlfortolkninger af aftalen, vil være skattepligtige.​

Emner: Rejser; tjenesterejser
Interessent: