Print

Tjenesterejser

Efter overgangen til selveje er de almene gymnasier og erhvervsskolerne omfattet af Finansministeriets og centralorganisationernes aftale af 30. juni 2000 vedrørende tjenesterejser (herefter Tjenesterejseaftalen).

Cirkulære om tjenesterejseaftalen, august 2000

Cirkulære om satsreguleringer pr. 1. januar 2010

Hvis du har brug for satserne for 2009, kan de ses her:
Cirkulære om satsreguleringer pr. 1. januar 2009

Tjenesterejseaftalen fastlægger reglerne for, i hvilket omfang skolerne kan godtgøre udgifter i forbindelse med tjenesterejser. Tjenesterejseaftalens formål er at godtgøre de merudgifter, en ansat påføres i forbindelse med tjenesterejser jfr. aftalens § 1. Det vil sige, at der kan ikke kan ydes dækning for eventuelle ulemper eller lignende.

Det fremgår af Personalestyrelsens Personaleadministrativ Vejledning (PAV), at når det i aftalen er formuleret således, at der skal gives godkendelse, udøves et skøn eller lignende, er kompetencen hos det pågældende ministerium eller hos den institution, som ministeriet eventuelt har uddelegeret afgørelseskompetencen til.

Undervisningsministeriet har udarbejdet en vejledning til alle institutioner om kørselsgodtgørelse. Kompetencen er således uddelegeret til de enkelte institutioner med Undervisningsministeriet som tilsynsmyndighed.

Når der herefter i aftalen står tjenestestedet, menes den instans, der rent faktisk har kompetencen, det vil sige den enkelte institution/skole.

Hvornår foreligger der en tjenesterejse

En tjenesterejse defineres i aftalens § 3 således:
"For at der kan tales om en tjenesterejse forudsættes,

• at rejsen er et nødvendigt led i tjenesten, og
• at den af tjenestestedet godkendes som en tjenesterejse."

Skal man udføre arbejde et andet sted end ens faste arbejdsplads, foreligger der en tjenesterejse.

Man er således blandt andet på tjenesterejse ved:

• censur (kun mundtlig censur på htx/hhx)
• ekskursioner
• studierejser

Det er tjenestestedet, der tilrettelægger tjenesterejsen.

Udgifter til kørsel
Som udgangspunkt forskriver Tjenesterejseaftalen, at der skal anvendes offentlig transportmiddel ud fra den forudsætning, at dette vil være det billigste. Dog kan skolen bestemme, at den ansatte benytter privat transportmiddel, hvis det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet. Det er med andre ord skolens vurdering. I denne vurdering skal indgå effektivitet, det vil sige, hvor meget ekstra transporttid vil offentlig transportmiddel bevirke, vil det betyde ekstra udgifter til måltider og overnatning, vil den ansatte blive påført urimelige ulemper, for eksempel hvorvidt der skal medbringes meget udstyr, tjenesterejsen vil starte meget sent eller tidligt.

For så vidt angår godtgørelse for kørsel i privat bil på tjenesterejse, skal der ved beregningen tages hensyn til hvilke udgifter, den ansatte ville have haft uanset tjenesterejsen. Der skal således kun godtgøres de udgifter, som den ansatte har haft ud over den sædvanlige transport mellem hjem og sædvanligt arbejdssted. Hvis en lærer normalt kører i bil mellem bopælen og sit faste tjenestested, (det vil sige skolen) skal der ydes godtgørelse for den merkørsel, læreren er blevet pålagt i forbindelse med tjenesterejsen.

Eks. 1

Bopæl ----- censur ---- egen skole

I dette eksempel, hvor læreren skal være censor på en skole, der ligger på vejen mellem bopæl og lærerens egen skole, kan der ikke ydes kørselsgodtgørelse efter Tjenesterejseaftalen.

Eks. 2

Bopæl --- 10 km --- egen skole
Bopæl --- 15 km --- censur

I dette eksempel kører læreren normalt 20 km (10+10)i forbindelse med transport til og fra egen skole. Skal han være censor på en skole, der ligger 15 km fra hans egen bopæl, og kører han den pågældende dag en rute der hedder bopæl-censur-bopæl, vil læreren få godtgjort (15+15) - (10+10) = 10 km.

Eks. 3

Bopæl --- 10 km --- egen skole --- 20 km --- censur
Bopæl --- 15 km --- censur

I dette eksempel kører læreren den pågældende dag en rute der hedder bopæl - egen skole - censur - bopæl.
Han vil da få godtgjort (10 + 20 + 15) - (10 + 10) = 25 km.

Hvis læreren normalt kører i tog (eller andet end privat bil) kan han få godtgørelse for det faktisk kørte antal kilometer mellem bopælen, og hvor han skal være censor (det midlertidige tjenestested).

Ved kørsel i privat bil, skal skolen udbetale kilometergodtgørelse efter lav takst til 1,90 kr. pr. km. eller høj takst til 3,56 kr. pr. km.

Som udgangspunkt skal der udbetales lav takst medmindre, der foreligger en skriftlig kørselsbemyndigelse.

Den høje sats er beregnet til ansatte, der forudsættes at stille bil til rådighed i deres arbejde eller som kun vanskeligt kan bestride arbejdet, hvis ikke de kørte i privat bil.

Skolen kan udfærdige en kørselsbemyndigelse, hvis stillingen indebærer kørsel i større omfang eller af speciel art.

Udgifter til forplejning
Når der godtgøres for udgifter til forplejning, skal der ikke fradrages for sparet hjemmeforbrug.

For tjenesterejser, der varer mindre end 24 timer godtgøres rimelige udgifter til måltider mod dokumentation.

For tjenesterejser i Danmark og på Færøerne, hvor der skal ske overnatning og som varer minimum 24 timer, udbetales der time- og dagpenge på 16,25 kr. pr. time/390 kr. pr. døgn. Hvis man får gratis måltider i tilknytning til en sådan tjenesterejse, reduceres time- og dagpenge beløbet med 15 % for morgenmad, 30 % for frokost og 30 % for middag.

Hvis den ansatte anmoder om det, kan skolen i stedet tillade, at rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider refunderes mod dokumentation samt, at der ydes procentgodtgørelse på 113,75 kr./døgn til dækning af småfornødenheder transport på bestemmelsesstedet og lignende. Ydelse af gratismåltider påvirker ikke retten til procentgodtgørelse.

Man kan ikke få time- og dagpenge og procentgodtgørelse på samme tid.

Ved rejser til udlandet og Grønland, der er forbundet med overnatning og som varer minimum 24 timer refunderes rimelige udgifter til måltider mod dokumentation samt procentgodtgørelse til dækning af små fornødenheder, transport på bestemmelsesstedet og lignende. Hvis den ansatte anmoder om det, kan skolen i stedet udbetale time- og dagpenge. Her er satsen for alle europæiske lande 455 kr. pr. døgn (på nær Bulgarien 337 kr., og Slovakiet 322 kr.). Såfremt der udbetales time-/dagpenge, reduceres disse med samme procentsatser som ved indenlandske tjenesterejser såfremt den ansatte ydes gratis måltider.

Kurser
Kurser mv. (for eksempel seminarer) udenfor skolen, betragtes som en tjenesterejse, hvis skolen konkret vurderer, at kurset er et nødvendigt led i arbejdet.

Hvis skolen giver tilladelse til, at den ansatte deltager i et kursus, der ikke er et nødvendigt led i arbejdet (og dermed ikke en tjenesterejse), kan skolen beslutte, at den ansatte alligevel skal have godtgjort udgifter til måltider og/eller transport.

Lokal tilpasning
Tjenesterejseaftalen dækker hele det statslige område. Af den grund indeholder Tjenesterejseaftalen et vist råderum for de enkelte institutioner til at tilpasse tjenesterejsen den konkrete institution. Aftalen åbner således flere steder op for muligheden for lokal tilpasning i forbindelse med tilrettelæggelse af tjenesterejser.

Det fremgår af PAV, at følgende eksempelvis kan besluttes af tjenestestedet/skolen og at der ikke fra personalestyrelsens side vil blive givet vejledende retningslinier:

• vurdering af om der er tale om tjenesterejse,
• tilrettelæggelse af tjenesterejsen,
• beregning af tjenesterejsens længde og varighed,
• refusion af andre tjenstlige udgifter end de i aftalen nævnte,
• valg af transportmiddel og rejseklasse,
• brug af rabatordninger,
• valg mellem privat eller offentligt transportmiddel,
• udfærdigelse af skriftlig bemyndigelse,
• refusion af rimelige merudgifter til måltider og dokumentation,
• anvisning af passende indkvartering,
• valg mellem overnatning eller daglige tjenesterejser,

Når skolen skal fastlægge retningslinier for den lokale anvendelse af ovenstående, bør disse behandles i skolens samarbejdsudvalg.

Lokale aftaler Tjenesterejseaftalen giver adgang til, at der lokalt kan indgås aftale om:

• Ydelse af højere dagpenge for en række lande
• Regler i forbindelse med udstationering for afgrænsede grupper af ansatte
• At der under tjenesterejser i Danmark og på Færøerne for afgrænsede grupper under lønramme 37 at få refunderet rimelige merudgifter mod dokumentation, hvor der gør sig særlige forhold gældende.

Udover disse tilfælde, kan Tjenesterejseaftalens bestemmelser kun fraviges ved lokal aftale efter bemyndigelse fra Personalestyrelsen.

Det fremgår af PAV og praksis, at der skal være tale om ganske særlige forhold, før Personalestyrelsen vil give bemyndigelse til at indgå lokal aftale.

Rejsetid i forbindelse med tjenesterejser - erhvervsgymnasiale område
På det erhvervsgymnasiale ormåde indregnes rejsetid i forbindelse med tjenesterejser med højst 13 arbejdstimer pr. døgn. (jf. OK, §13, stk. 5)

Ved rejser mellem bopæl og et andet arbejdssted end det normale, skal kun medregnes den rejsetid, der ligger ud over den normale rejsetid fra bopæl til fast arbejdsplads.

Skattepligt
Hvorvidt godtgørelser i henhold til tjenesterejseaftalen er skattefrie eller skattepligtige afhænger af skattereglerne. Det er arbejdsgiverens forpligtigelse at sørge for, at skattereglerne overholdes. Det vil sige, at det er skolen, der skal være opmærksom på, at der ikke udbetales godtgørelser, der ikke har hjemmel i tjenesterejseaftalen, idet sådanne uhjemlede godtgørelser typisk vil være skattepligtige ligesom godtgørelser, der udbetales i henhold til fejlfortolkninger af aftalen vil være skattepligtige.


Satser
Pr. 1. januar 2009 er satserne for kørselsgodtgørelse:
Biler og motorcykler:
Almindelig godkendt kørsel: 1,90 kr. pr. km.

Kørsel i henhold til bemyndigelse:
Indtil 20.000 km. i et kalenderår: 3,56 kr. pr. km.
Ud over 20.000 km. i et kalenderår: 1,90 kr. pr. km.

Kørsel i udlandet: 1,90 kr. pr. km.

Knallerter og cykler:
Der godtgøres 48 øre pr. km.

Disse satser samt størrelsen på time- og dagpenge og procentgodtgørelse mv. kan findes i cirkulæret.

(Opdateret 5.januar 2010)